仕事場が変わったので、手帳との付き合い方も変えてみた

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カバーを付けて

新しい職場はスマホ使用禁止でした

去年、ぶっ倒れて救急車で運ばれ、それをきっかけとして、職場(仕事場のことね。転職はしてないよ)が変わりました。
まぁ、健康に不安があるので、少しでも負担が軽い職場へとの会社の配慮、と好意的に捉えるようにしています。
役職的にも別に大幅に変わってないし、給料にも何の変動もないので。
もしかしたら、出世には影響があるかもだけれど、そんなのしらんw

新しい職場に配属されてから、問題勃発。
個人情報を扱う関係から、仕事エリアへのスマホの持ち込みが一切禁止。
仕事エリアに入る前には、手荷物をすべて預ける必要があり、持ち込めるものは筆記用具と手帳と衛生品のみ、という厳格さ。
管理者階級だったので、いろいろな口実を作ってはスマホを持ち込む隙をうかがっていたのですが、すべて徒労に終わりました。
今まではタスク管理をスマホでやっており、GTD的なこともスマホで対応しておりました。
そのため、スマホ持ち込み禁止って、自分にタスク管理をするなと言っているようなもの。
かなり悩みました。そこで、ピンチヒッターとして登場したのが、ほぼ日手帳などの手帳類です。

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「ほぼ日手帳」
これは前から使っていたのですが、以前の環境だと日々メモ程度にしか使っておらず、ガッツリタスク管理という使い方までには至っておりませんでした。
タスク管理用にスマホがあるし、GTD的な物事もスマホさえあれば万事解決です。
GTD的なことが発生したら、すかさずRTMに登録して対応してしまえば、忘れることは無いですし。
プロジェクト管理はToodledoに任せておりました。
しかし、新しい職場にはスマホが持ち込めないので、タスク管理も手帳でやるほか無い。
ということで、また新たにメイン舞台に登場したのが、ほぼ日手帳です。
ほぼ日手帳を利用したタスク管理は、前日の終業時少し前からスタートします。
まず、次の日処理するタスクをすべて書き出し、頭の中を整理します。
翌日会社に出社したら、当日対応すべきタスクをチェックして、1日のどのタイミングで対応するか組み立てて、メモします。
その通りに行動したら、タスクを「×」で消します。
突発的な仕事も、一旦はほぼ日手帳に書いて、対応したら「×」を付けます。
あとは、思いついたこととか、明文化したいことをほぼ日手帳に書き出す。
そして、終業時に次の日のタスクをまとめるという感じです。
終業時に次の日のタスクをまとめるのには理由があります。
当日書き込んだメモや、対応したことなどを参考に次の日のタスクを決めてしまえば、動きに無駄が無いからです。
この方法を試すようにしたところ、ほぼ日手帳でもかなりタスク管理ができるようになりました。
今までカスカスだったほぼ日が、結構びっしり文字で埋まるようになりましたよ。

ただ、この方法だと電車の中で思いついたタスクがすぐにメモれないので、その部分については未だにスマホに頼ってます。

スマホ⇒ほぼ日という流れですね。

「Active Plan Diary」
ほぼ日手帳は、1日1ページで日々の記録・タスクが残せるのですが、このページ構成だと、どうしても長期的なプロジェクト管理は苦手です。
特に1ヶ月以上にまたがるプロジェクトであったり、システムの改修計画の管理だったり、あっちこっちにタスクが振り回される系のものや、長期間スパンでの進捗管理などは、ガントチャートがついている「Active Plan Diary」の方が断然便利です。
「Active Plan Diary」の便利さは、ここでも記事にしているので参考にしてみてください。
現在の職場は、どんなデータを管理するのもエクセルを利用しており、複雑な関数を組めるのが自分だけなので、あれやこれやのエクセルについての改修作業を頼まれて、毎日商売繁盛なのですが、その変わりタスクが入り乱れてエクセル改修プロジェクトの先が見えなくなりつつあったので、「Active Plan Diary」を投入しました。
計画はコロコロ変わるので、「Active Plan Diary」に書き込むときには「消せるボールペン」使ってます。
あと、プロジェクトにまつわる覚え書きなどもこちらに書き込むようにしています。
これがないと、プロジェクト管理がかなり路頭に迷いますw

ガントチャート例

「手作りノート」
カキモリさんで自作したノートです。
今は、エクセルでいろいろなデータ加工用のシートを作成しているので、頭で考えていただけでは、考えが煮詰まってしまうことがあります。
その時には手帳にばばばーっと書き出して頭の中を整理してから関数に向き合うことしばしば。
本当はアクセス使ったり、Web経由でデータベースにアクセスできる(イントラね)システムとか作りたいけれど、なんかけちくさい理由でエクセルしか使わせてもらえないので、もう関数駆使しまくってシステム作っている状態です…
それには、この何でも書ける、ノートの存在が必要不可欠です。

2つの手帳+ノートの組み合わせが今のところ最強

「ほぼ日手帳」は、タスク管理・日々管理は最強だけれど、長期的なプランの見通しが立てづらい
「Active Plan Diary」は、長期的なプランの管理や、プロジェクトの管理・メモには向いているけれど、日々の案件管理には向いていない
「ほぼ日手帳」「Active Plan Diary」ともに、何かを殴り書くほどのスペースは無い
というわけで、それぞれの弱点が補えあえる、「ほぼ日手帳」+「Active Plan Diary」+「ノート」の組み合わせ最強です。
いやー、この組み合わせに早めに気づけて良かった。
この組み合わせに気づけていなかったら、今頃、プロジェクトの細かいところに足を取られて生産性が落ちていたのは確実です。
日々やらなくてはいけないことが、最終的にほぼ日手帳に集まるこのタスク管理方法が今のところ自分にとっての最強な気がします。
もう手放せません。

来年も、「Active Plan Diary」は発売されると良いなぁ

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