かなり前になってしまいましたが、GTDがどうたらといろいろ書きましたが、では自分はどのようにやっているのか、ちょいと書きたいと思います。
仕事は人それぞれなので、参考になるかわかりませんが……
前提
どんな仕事をしているかというと、今までは社内の何でも屋みたいなことしてました。
業務マニュアル作成したり、業務の効率化を手伝ったり、PCの調子がおかしくなったら直したり、エクセルの数式考えたりとかとか、ふっつーに何でも屋です。
9月から編成替えになったので、何でも屋ではなくなる予定ですが、おそらく似たような状況に置かれると予想され……
仕事は完全にプロジェクトに従って進行するものと、突発的に入ってくるもの、プロジェクトの中でも突発的に起きうる事態など、本当に様々なタスクが降って沸いてきます。
もちろん、日次や週次、月次で発生する業務もあります。
何故GTDを？
そんな業務に追われておりながら、今まで、GTD的なことを一切していませんでした。ただ、記憶に頼ると忘れるので、一応、バーティカルのスケジュール帳(ほぼ日手帳weeksをバーティカルタイプにしたようなよくあるやつ・見開き1週間)を持っていて、ミーティングとか、その日にすべきこととかを書き込んだりしていました。
仕事量がそれほど多くないときにはそれでも良かったんですが、だんだん仕事量・タスク量が多くなってくると、それではおっつかなくなりまして。特に、バーティカルだとほとんどメモする場所がないため、すぐに手帳が真っ黒になる。自分でも何処に書いたかわからないという事態に。
そして、もう一つ困ったこととして、帰りの電車の中で、「あれ、あの業務やったっけ？」みたいなことを思い出すということ。
手帳は会社におきっぱにしているので、こうなったらもう最後、モヤモヤしたまま電車に乗り、次の日出社してみるまで状況が不明という最悪の状態に陥ってました。
そこで
そこで思いついたのが、スマホでタスク管理をしようということでした。
スマホなら常時持ち歩いており、社内でも自由に利用可能であったため(私物PCは利用不可)管理し易いであろうと。
そこで様々なタスク管理ツール(Todo系のルーツ)を使いましたがどうもしっくりこない。
自分の希望としては
- マルチプラットフォームであること
- 様々な分類法が用意されていること
- スマートリストがあること
- 上記の要件を満たしていれば有料であっても良い
でした。
こちらのサービス「Webベース」「Android」「iOS」など様々なプラットフォームで利用でき、デバイスを選ばず、操作ができます。
そして、スマートリスト機能があるため、「今日中の仕事のタスクで、重要度が高いもの」などといった検索をリストとして保存できるので、自分の業務内容にあったリストをいくつも作成しておき、必要に応じてタスクチェックできるというありがたい機能がついています。
(ちなみに、ドルが安い時を見計らって2年契約したので、結構安く使えてます。1ドル80円も行ってなかった時期かな…)
これなら電車の中でタスクチェックできるので、とりあえずモヤモヤはなくなります。(電車の中でタスクが終わってないことに気づいてもアウトですけど…)
スマホと手帳を駆使すれば、比較的効率的にタスク管理できるので、この方法で今までタスク管理しています。
手帳がほぼ日手帳に置き換わったぐらいで、基本この構成です。
ではどのようにしているか
まずその日に対応することを、RTMから拾ってきて、ほぼ日手帳に書き写します。
(ちなみに、上記のタスクは休みの日のやることなので、家でやることばかり表示されてます。)
ほぼ日手帳には会社のグループウェアから拾ってきた会議依頼なども書き込むので、こちらを常時見ながらタスクを処理します。
タスクの処理の順番は思いつきです。
ココで悩むと次々タスクが片付かないので、考えません。
できそうなものから次々やるだけ。
誰かから仕事頼まれたり、メールが来たのを発見したら、GTDに則り、すぐやるか考えて、すぐできそうなら、その場で片付け、すぐできそうもなければ、ほぼ日手帳にメモります。(もし、スマホしか持っていないときだったら、スマホのRTMにタスクを作ります。その後、ほぼ日手帳に書き写します)
こうすれば、1日の終わりに、RTMとほぼ日手帳を見て、タスクがすべて終わっていればOK。
終わっていないタスクも、明日に回してOKなものは明日に回して帰宅。
そんな感じです。
RTMとほぼ日手帳の使い分けは？
RTM＝一定の間隔で発生する業務(日次・週次・月次)をリマインダ的に利用
ほぼ日手帳＝突発的なタスクをさっと書き込む。MTGの内容を簡単にメモ
という風に使い分けています。
一定の間隔で発生するタスク、特に日次で発生する業務を、毎日ほぼ日手帳に書き込むのは結構バカらしい作業なので、そういう繰り返し系の作業については、そういうのが得意なRTMに任せてます。
咄嗟に書き込むのにはやはりペンと紙がいいので、ほぼ日手帳に任せてます。
プロジェクト管理はどうしてる？
はっきりいうと、RTMもほぼ日手帳も大きなプロジェクト管理には向いてません。RTMをプロジェクト管理専門に利用すれば利用できますが、日々のタスクを追う役目のソフトに、プロジェクト管理をさせようとすると、ある一定のレベルに達すると破綻するので任せられません。
そこで、どうしても大規模なプロジェクト管理をするときには、
Toodledoを利用しています。
正直、ToodledoとRTMが逆転していてもかまいません、どちらが日々のタスクを管理して、どちらがプロジェクトを管理するのかを決めてあげれば良いわけです。
しかし、だいたいの場合において、プロジェクトともなると、複数の人間が絡んでくることが多く、だいたい会社のグループウェアなどでプロジェクトが管理されていくことになるので、自分の場合は、その中から細かく区切られたタスク単位のものを、RTMかほぼ日手帳に持ってくることでタスクをこなすようにしています。
もしくは、グループウェアに表示されている画面を印刷して、ほぼ日手帳の空いたページに貼り付けてます。
余談ですが
完全な余談ですが、ほぼ日手帳にプライベートと仕事のことをごちゃ混ぜにして、プライベートで見た映画の半券などを貼り付けている使い方している人がいますけれど、自分がやってみたら、プライベートと仕事がごっちゃになり、ちょっと嫌になってやめてしまいました。しかも、ほぼ日手帳に使われているトモエリバーは薄いので、何かを貼るとどうしても翌日のページがぼこぼこしてしまい、書きにくくなってしまうので、土日や休みの日は全く何も書かれない状態になります。
そこに、プロジェクトの印刷物を貼ったり、書き切れないメモを取ったりと有効活用してます。
結び
このように、RTMとほぼ日手帳を組み合わせることで、タスク管理してます。
この方法を1年近く続けてみて結構「コツ」を掴んできたので、来年もこの方法で乗り切りたいと思ってます。
と、何故このタイミングでそんなことを言いただしたかというと、2014年度版のほぼ日手帳が、9/1から予約開始になるからです！
さて、来年はどのカバーにしようかな。
ちなみに今年利用している、ロイヤルベージュ(ヌバック)は2014年度版からは外されてしまいました…気に入っていたのに…
写真ギャラリー
ほぼ日手帳だけだとメモしきれないこととかがあるので、文庫サイズのノートを持ち歩いてます。
ほぼ日手帳と、文庫サイズノートをゴムバンドで一体化させてます。
ボールペンは書き味が気に入ったので「ジェットストリーム ピュアモルト（オークウッド・プレミアム・エディション） 5機能ペン」ちゅーのを使ってマス。
ただ、インク切れが早いので、予備のリフィルを大量に買い込んでます。
※上記のボールペンだとボール経が0.7mmでほぼ日手帳で使うには太いので、全部のリフィルを0.5mm経に買えて利用してます。
